Είτε το πιστεύεις είτε όχι, ένα ακατάστατο γραφείο σε βοηθάει να γλιτώσεις χρόνο. «Ενας χώρος εργασίας-αχούρι μπορεί να είναι ένα αρκετά αποτελεσματικό σύστημα πρόσβασης και ιεράρχησης» υποστηρίζει ο David Freedman, συγγραφέας του βιβλίου A Perfect Mess. Επίσης, έρευνα του Eric Abrahamson, από το Columbia Business School, δείχνει ότι οι οργανωμένοι τύποι ξοδεύουν 36% περισσότερο χρόνο ψάχνοντας τα  πράγματά τους. Μάθε παρακάτω πώς πρέπει να διαχειριστείς τη δική σου ακαταστασία, για να έρθεις ένα βήμα πιο κοντά στην προαγωγή.

Κράτα τα όλα
«Μη σβήνεις ποτέ κάποιο αρχείο από την επιφάνεια εργασίας επειδή δεν σου είναι άμεσα χρήσιμο» λέει ο Freedman. Αντί γι’ αυτό, ακολούθησε τη συμβουλή του γνωστικού ψυχολόγου David Kirsh κι άρχισε να βλέπεις την οθόνη σου ως μία μορφή εξωτερικής μνήμης. Οσο περισσότερα αρχεία έχεις μαζέψει τόσο το καλύτερο, καθώς έτσι θα βρίσκεις τι έχεις να κάνεις. Βρες λοιπόν ένα πρόγραμμα, που να τακτοποιεί γρήγορα τα αρχεία. Δοκίμασε να κατεβάσεις το FileLocator Pro (ένα πολύ απλό πρόγραμμα που δουλεύει καλύτερα από τα υπόλοιπα στάνταρ προγράμματα αναζήτησης).
 
Ωρα για τάξη
Οι προϊστάμενοι συχνά βλέπουν την ακαταστασία στο γραφείο σου σαν απειλή, ειδικά αν μοιράζεστε τον ίδιο χώρο. «Οι τακτικοί και οργανωμένοι άνθρωποι βλέπουν την ακαταστασία στο γραφείο σαν ανυπακοή και οι προϊστάμενοι σαν πρόκληση» κρίνει η οργανωτική θεραπεύτρια Mary Sherry. «Εσύ θα πρέπει να τους πείσεις ότι η δημιουργικότητα είναι το τελικό αποτέλεσμα» προσθέτει η ίδια. Ετσι είτε θα πρέπει να τους εξηγήσεις πως το σύστημά σου είναι ωφέλιμο για την εταιρεία είτε να αρχίσεις να τακτοποιείς. Μπες στο tinyurl.com/officetidy και τσέκαρε 10 στρατηγικές για να κάνεις το γραφείο σου εκκλησία.

Λάτρεψε το χάος
Μπορεί τα βουνά με τους φακέλους να πιάνουν χώρο στο γραφείο. Ομως είναι ένας εξαιρετικός χώρος για να τους τακτοποιήσεις και να έχεις παράλληλα εύκολη πρόσβαση σ’ αυτούς. «Οι λογιστές έχουν ανάγκη αυτό το χάος. Βρίσκονται σε αυτό που λέμε ‘‘κατάσταση ετοιμότητας’’» αναφέρει η Sherry. Αν η δουλειά απαιτεί να έχεις ανοιχτούς φακέλους πάνω στο γραφείο σου, τότε θα πρέπει να αρχίσεις να σκέφτεσαι το ενδεχόμενο της εγκατάστασης έξτρα ραφιών. Κάτι άλλο που θα μπορούσες να κάνεις θα ήταν να ζητήσεις τη βοήθεια ειδικού σε θέματα διακόσμησης.   

Σώσε τη ζωή σου
Στη Μεγάλη Βρετανία, 350 άνθρωποι πεθαίνουν το χρόνο από ατυχήματα στο χώρο εργασίας και το χάος του γραφείου είναι συχνά η αιτία. «Οι άνθρωποι είναι συχνά θύματα της δικής τους ακαταστασίας - είτε πέφτουν είτε λόγω φωτιάς» κρίνει ο Freedman. Είναι σημαντικό η αταξία του γραφείου να μην κρύβει κινδύνους. Δοκίμασε να μεταφέρεις τους σωρούς με τα χαρτιά στον κυβερνοχώρο. Μπες στο  http://evernote.com/, σκάναρε κάθε χρήσιμο έγγραφο, μετάφερέ το στο φάκελο κι έτσι θα έχεις ένα οργανωμένο ψηφιακό αρχείο. Μην ξεχνάς ότι και ο Einstein δούλευε μ’ αυτόν τον τρόπο και ονομάζεται «περιγραφική θεωρία της πολυπλοκότητας». Τώρα βέβαια άντε να το εξηγήσεις αυτό στις καθαρίστριες.  
   


Τσέκαρε 3 ατάκες για να πεις όχι με το γάντι

1.    Μπορώ, αλλά μετά το πρότζεκτ που τρέχω τώρα  
Τα περισσότερα μεγάλα στελέχη εταιρειών είναι ανυπόμονοι όταν πρόκειται για ένα νέο πρότζεκτ. Οπότε αν τους πεις ότι θα το ξεκινήσεις αργότερα, τότε θα το αναθέσουν σε κάποιον άλλο. Μην αρχίσεις τις δικαιολογίες, δεν είναι ντροπή να έχεις γεμάτο πρόγραμμα. Θα δείξεις διαθέσιμος, αλλά δεν θα το φορτωθείς. 

2.    Δεν είμαι ο κατάλληλος, αλλά ξέρω ποιος είναι 
Πολλοί από τους εργαζομένους αποφεύγουν να πουν όχι σε μια νέα αρμοδιότητα. Μη φοβάσαι, δεν βλάπτεις την επαγγελματική σου φήμη. Το αντίθετο μάλιστα όταν ξέρεις τι πρέπει και τι δεν πρέπει να κάνεις. Δείχνεις ότι νοιάζεσαι για την ομάδα. Αν έχεις τη δυνατότητα, πρότεινε ένα συνάδελφο που νομίζεις ότι είναι κατάλληλος για τη θέση, αλλά μην το παρακάνεις, γιατί θα σε περάσουν για τεμπέλη.

3.    Υπάρχει άλλος τρόπος να βοηθήσω;
Αν έχεις χρόνο και όρεξη να αναλάβεις ακόμα μία αρμοδιότητα αλλά το θέμα δεν σου ταιριάζει, τότε πρότεινε να βοηθήσεις από άλλο πόστο. Το ότι είπες όχι στη συγκεκριμένη θέση δεν σημαίνει πως δεν θες να βοηθήσεις. Ετσι δείχνεις και στους συναδέλφους ότι είσαι πρόθυμος να βοηθήσεις. Καλό θα ήταν να μη χρησιμοποιήσεις πολλές φορές αυτήν την ατάκα, γιατί ο προϊστάμενός σου θα νομίζει ότι διαλέγεις εργασίες.